In der Außenstelle des Märkisches Kreises in Altena sind derzeit insgesamt acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachdienstes BAföG/sonstige soziale Hilfen mit der Bearbeitung von Anträgen auf Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket befasst. Die verschiedenen Leistungen für Bildung und Teilhabe (BuT), auch Bildungspaket genannt, unterstützen Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene aus einkommensschwachen Familien. Kinder nutzen mit diesen Leistungen Angebote in Schule und Freizeit, für deren Kosten ihre Eltern nicht alleine aufkommen können. Mit den BuT-Leistungen bekommen sie bessere Möglichkeiten, sich persönlich zu entfalten und am gesellschaftlichen Leben teilzunehmen. Deshalb werden viele verschiedene Angebote aus Kultur und Bildung gefördert. Zu den BuT-Leistungen zählen unter anderem eintägige oder mehrtägige Schul- und Kitaausflüge, Kosten des persönlichen Schulbedarfs, Lernförderung, Kosten für die Mittagsverpflegung oder die Teilhabekosten für Sport- und Kulturleistungen.
Mit der umfassenden Wohngeldreform des Bundes zum Januar dieses Jahres hat sich nicht nur der Empfängerkreis für Wohngeld, sondern auch der Kreis der Anspruchsberechtigen für Bildungs- und Teilhabeleistungen binnen weniger Monate vergrößert. Gingen im Gesamtjahr 2022 noch 8.700 Anträge auf BuT-Leistungen beim Märkischen Kreis ein, waren es alleine im Zeitraum Januar bis Mitte August 2023 bereits 7.440 Anträge – Tendenz steigend.
Umstellung auf elektronische Akte
Der Märkische Kreis war auf diesen Anstieg gut vorbereitet. Der zuständige Fachdienstleiter Uwe Lenczewski und sein BuT-Team hatten sich bereits 2021 für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) „Doxis4“ der Firma SER ausgesprochen. Binnen weniger Monate mussten mehr als 1.500 Akten mit rund 186.000 Belegen verscannt werden. Eine Herausforderung im laufenden Geschäftsbetrieb, weiß auch Benjamin Richter, der als Projektleiter im Fachdienst Digitalisierung und IT die DMS-Einführung in den Dienststellen des Märkischen Kreises koordiniert. Ziel war es, dass die Anforderungen aus dem BuT-Bereich, wie zum Beispiel die Darstellung der unterschiedlichen Leistungskomponenten im DMS, berücksichtigt werden und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die digitale Aktenführung einen Mehrwert erhalten. Am Ende dieses Prozesses konnte 2021 mit der papierlosen Aktenführung begonnen werden.
Im September 2022 startete dann das auf dem Produkt citkoPortal der SIT basierende Serviceportal des Märkischen Kreises als zentrale Onlineplattform für digitale Verwaltungsleistungen der Kreisverwaltung. Uwe Lenczewski und sein Mitarbeiterteam nahmen direkt mit Dominik Trepels als Projektleiter für das E-Government im Fachdienst Digitalisierung und IT Kontakt auf und die Umstellung ihrer insgesamt 21 papiergebundenen Antragsformulare auf onlinefähige Antragsassistenten vor.
Anträge werden digital eingereicht
Innerhalb von etwa zehn Wochen überführte das Projektteam E-Government gemeinsam mit den Mitarbeitern des Bereichs BuT die gesamten papiergebundenen Antragsprozesse der verschiedenen Bildungs- und Teilhabepakete in intelligente HTML-Formulare (Antragsassistenten). Dabei nutzt der Märkische Kreis als SIT-Verbandprodukt den sogenannten Assistentenbaukasten der Form-Solutions GmbH aus Karlsruhe. Durch hinterlegte Regeln und Fachlogiken werden dem Antragsteller lediglich die für ihn relevanten Fragen – und das auf Wunsch in 42 verschiedenen Sprachen – angezeigt. Antragsassistenten können mit Upload-Feldern versehen werden, über die je nach Einstellung Anlagen wie etwa die oftmals erforderlichen Bewilligungsbescheide zum Wohngeld oder dem Kinderzuschlag hochgeladen werden können. Letztendlich wird der Antrag direkt elektronisch eingereicht oder kann optional noch als Druckvorlage zur papiergebundenen Antragstellung heruntergeladen werden. Die Antragsdaten werden verschlüsselt und als ausgefülltes PDF-Formular an die berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich BuT übergeben, die diese elektronisch abrufen.
Viele Online-Anträge
Die auch über das Smartphone ausfüllbaren Antragsassistenten erfreuen sich seit ihrem Online-Start im Januar großer Beliebtheit. Bis August 2023 gingen rund 1.500 Anträge über das neue Serviceportal ein, womit fast jeder fünfte BuT-Antrag online gestellt wurde und anschließend medienbruchfrei – ohne zusätzlichen Scanaufwand – in der elektronischen Akte des DMS weiterbearbeitet werden konnte. Eine Entwicklung, die sich noch verstärken wird, da sie den Leistungsberechtigten eine flexible und zeitgemäße Antragstellung ermöglicht.
Titelfoto: Mitarbeiterinnen des BuT-Teams bei der digitalen Fallbearbeitung. Foto: Märkischer Kreis
